Impulsa tu Productividad: Hacks Para Ser Más Eficiente

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Bienvenidos a esta Guía de Productividad Personal, en este artículo trataremos de proporcionar una respuesta precisa para preguntas como “Qué es la Productividad” y “Métodos más efectivos para mejorar mi eficiencia”.

Gente ordinaria solo piensa en cómo pasar el tiempo. Las grandes personas buscan aprovecharlo. – Arthur Schopenhauer

Desde hace más de 5 años vengo buscando nuevas maneras de optimizarme, desde la gestión de tiempo hasta el biohacking. Algunas estrategias me resultaron útiles y otras no, sigue leyendo para descubrir todo lo que aprendí.

Cómo ser más eficiente en 5 pasos:
  1. Cierra el pico
  2. Elimina distracciones
  3. Céntrate en una cosa a la vez
  4. Gestiona tu energía, no tu tiempo
  5. Delega o elimina tus tareas poco importantes

Si haces ésto serás doblemente eficiente, pero si deseas descubrir todas las claves de la productividad y eficiencia personal sigue leyendo.

¿Qué es productividad?

La productividad según su definición tradicional es “una manera de medir la eficiencia o rendimiento”. Ésta puede ser laboral o personal. En este artículo nos centraremos en la segunda y dejaremos el aspecto de la macroescala para websites de economía.

La productividad es poder hacer cosas que nunca fuiste capaz de hacer antes. – Franz Kafka

Para mí productividad es “ser capaz de finalizar mis tareas importantes, a tiempo y de manera consistente”. No se trata de hacer muchas cosas, ni de hacerlo todo perfecto. Productividad es finalizar las tareas importantes que te darán 80% de los resultados. Para ello no necesitas nada sofisticado, ni probar mil cosas. Basta con seguir día-sí, día-también, un sistema o serie de pautas, que sea simple, estructurado y te guste.

No es suficiente estar ocupado. Así mismo están las hormigas. La pregunta es: ¿Sobre qué estamos ocupados? – Henry David Thoreau

Confieso que no siempre fui así, durante mucho tiempo me centré en cantidad sin realmente priorizar. Eso lisonjeaba mi ego, era agradable poder presumir de todas aquellas cosas que había hecho en un mes. Pero dada la baja relevancia de muchas actividades que consumían mi tiempo, al final del año, acababa teniendo resultados mediocres y no entendía por qué. Lo que cuenta son las cosas importantes de verdad.

Claves para impulsar tu eficiencia

Absorbe lo que es útil, rechaza lo inútil, agrega lo que es únicamente tuyo. Bruce Lee

Debes ser específico. Primero has de definir tus metas y trazar un plan para llegar hasta allí. Productividad no es hacer mucho, es finalizar lo importante.

Ten tu propósito claro en mente. Al principio dejar tu vida mediocre atrás será difícil, cuando quieras abandonar el barco recuerda tu porqué.

Míralo como una obligación. Debería ser tu compromiso ético, si no limpias, alguien recogerá tu mierda. Si no produces serás una carga para tu familia, amigos o estado.

No tienes todo el tiempo del mundo. Recuerda que cada día podría ser el último, sé rápido y no malgastes el tiempo con cosas que no son importantes para ti.

No te obsesiones con tu desarrollo personal. ¡TOMA ACCIÓN! Es muy fácil dejarse atrapar por el ciclo sin fin de estudiar, pensar y buscar los mejores hacks.

Retírate de la sociedad por un momento. A todos nos gusta socializar, ir a bares, chatear y cotillear en Instagram pero hay que limitarlo a nuestros días de descanso.

Prepara tu ambiente para el éxito. No des libertad a los tuyos para que te interrumpan ni roben tu tiempo, tampoco intentes trabajar en una pocilga o un ambiente ruidoso.

Hack #1

Adopta los pilares de la eficiencia

Céntrate en una sola cosa. Muchas veces creemos que por hacer más cosas simultáneamente (multitarea) seremos más productivos, error. Eso solo va a distraer nuestra atención a diversas tareas y no permitirá que nos concentremos al máximo, si nos dedicamos a una sola cosa podremos poner toda nuestra energía en esa única actividad y daremos el máximo rendimiento en su realización.

-> Beneficios: mayor acceso a ideas creativas, incremento de la auto-disciplina, ahorro de energía y fuerza de voluntad, mejor capacidad de atención y retención, posibilidad de entrar en el estado de Flow.

Empieza por la tarea que más asco te de. Dedica tu primer esfuerzo del día a tu objetivo más importante. Los investigadores dicen que los primeros 90 minutos son realmente importantes. Es cuando tienes más energía y fuerza de voluntad. Si haces algo sin sentido, solo estás desperdiciando tu fuerza de voluntad. Cuando nos centramos en una tarea vital para abordar cada día, podemos aprovechar nuestros picos de energía para hacerlo de la mejor manera.

-> Beneficios: remedio efectivo para la procrastinación, ansiedad reducida tras eliminar la tarea difícil, fuerza de voluntad al máximo para enfrentarse a Goliat, empiezarás el día con confianza por obtener tu pequeña victoria.

Aprende a decir que NO. Tienes que proteger tu tiempo, es lo único que no se puede recuperar, muchas veces debemos dedicarnos a nosotros mismos, en ocasiones dejamos de ser productivos por estar haciendo cosas para otras personas, eso no está mal, pero solo si tienes el tiempo para poder hacerlo. Protege tu tiempo, respétalo y así las demás personas también lo respetarán.

-> Beneficios: Mayor confianza y decisión, tiempo extra para hacer lo que quieras, tendrás más respeto tuyo y de los demás, no malgastarás energía con cosas sin importancia, poder para estar en el control de tu vida y tu destino.

No ignores tus micro-victorias. Las metas ambiciosas pueden llegar a desalentar, debes empezar por ponerte objetivos pequeños y fáciles de alcanzar, supongamos que quieres escribir un articulo o un libro, ¿suena complicado no? es decir, eso te llevaría mucho tiempo, horas de investigación, entrevistas, congeniar la información, etc. Pero esa es tu meta, entonces empieza por objetivos pequeños, escribe un párrafo por día, después aumenta dos párrafos, luego escribe una página diaria, haciendo eso empiezas a tomar el hábito.

-> Mayor confianza y motivación, nos dará razones para seguir adelante cuando la mente empiece a flaquear y generarás tracción para ir a por metas cada vez más grandes.

Hack #2

Extermina a los enemigos de la productividad

Distracciones. En el mundo moderno hay un bombardeo sin cesar de notificaciones en el aparato que pasa 90% de tu tiempo pegado a tu cuerpo, un sinfín de formas de obtener dopamina fácilmente y sin esfuerzo que restan la satisfacción de las cosas simples como finalizar un proyecto y muchas, muchas formas de escapismo. Por si fuera poco, nuestros compañeros de trabajo tienden a ser criaturas hiper-sociales con un especial gusto por parar a tomarse un café y deleitarse con las famosas charlas.

Exceso de calor. Cuando llegan las altas temperaturas, nuestra fisiología se ve afectada. Nos encontramos de pronto más lentos, somnolientos y puede que hasta mareados. Si te puedes mudar a un sitio más fresco, tu cuerpo y mente agradecerán. Si no te puedes mudar, entonces habrá que improvisar una estrategia para lidiar con el calor, aire-acondicionados, humidificadores y persianas podrían ayudar.

El p*to ego. Las cosas que hacemos por egocentrismo simplemente harán que perdamos el tiempo, debemos hacer las cosas que nos generen resultados. Cualquier cosa que hagas únicamente por el ego es una pérdida de tiempo. Piensa en las cosas que haces principalmente porque te hacen ver importante, inteligente o genial. Si no proporciona otro “valor”, suéltalo. Cualquier cosa que hagas que sirva para tu mayor gloria es una pérdida de tiempo; Además, la mejor gloria se refleja, no se proyecta. Deja que tu éxito hable por si solo.

Perfeccionismo. Mi deseo de hacerlo todo bien, a menudo me llevó a no hacer nada. La necesidad de querer hacer todo bien sin equivocarse jamás, puede llevarnos a perder demasiado tiempo obsesionando con detalles minúsculos de poca importancia mientras se nos acumulan las tareas. Cuando nos queremos dar cuenta, nuestra To-Do List está gigantesca y nos entra ansiedad por no saber por donde empezar.

Hack #3

Obtén ventaja sobre el mono de tu mente

Desactiva las alertas. Tu teléfono suena. Tu correo electrónico suena. Las ventanas de chat aparecen. Cada alerta absorbe su atención. Así que apágalos. Olvídate de las alertas, y una vez cada hora más o menos tómate unos minutos para ver lo que podrías haberte perdido. Lo más probable es que descubras que no te perdiste nada, pero mientras tanto estarás mucho más concentrado.

No rompas la cadena. El comediante Jerry Seinfield hizo famosa esta técnica, él decía que siempre escribía un chiste al día, no importaba si sentía mal o bien o si tenía tiempo o no, su objetivo era escribir una broma todos los días. Cuando tu te propones algo es muy fácil dejarlo de lado y olvidarte de él, una de las mejores técnicas es comprar un calendario gigante, cada día cuando termines esa tarea de compromiso la tacharás con una palomita, sin embargo si no cumples tendrás que poner una X gigante. La idea de este método es llenarte de satisfacción al cumplir con tu meta, pero de no cumplir hará que te sientas mal y una X gigante te recordará que has fallado.

Prepara tu día la noche anterior. La organización es factor clave a la hora de tratar de ser más productivos y también un buen escudo protector contra la procrastinación. agendar tus tareas del día una noche antes puede ayudarte a ser más productivo al día siguiente, no perderás tiempo valioso enlistando las tareas el mismo día y te ayudará a enfrentar tus proyectos con más motivación, solo tardarás 20 minutos y te ahorrarás 3 horas la mañana siguiente.

Dificulta el acceso a los malos hábitos y facilita a los buenos. Olvídate de los refrescos y mantén siempre una botella de agua junto a tu escritorio, esconde el control remoto de la tele, cierra tu navegador de Internet, lo ideal sería que crees un usuario solo para el trabajo libre de redes-sociales, video-juegos y programas. Deshazte de tu teléfono móvil dejándolo en otra habitación, encuentra un lugar confortable y libre de ruidos que puedan distraerte. Dedicate una ropa para trabajar y otra para entrenar, déjalas listas en un lugar visible la noche anterior.

Hack #4

Trabaja la productividad como un músculo

Crea una alerta para tu cerebro. Puede sonar extraño el termino, sin embargo, es importante que empieces tu día con alguna rutina o ritual que le indique a tu cerebro que es hora de trabajar, puede ser meditar 10 minutos, escuchar música, realizar algunas rutinas de ejercicio o tan simple como tomar un vaso de agua. Debes mantener esa rutina y hacerla un hábito, eso será la alerta que activará tu mente para los desafíos del día.

Aplica la regla de los dos minutos. Si la tarea que vas a realizar es de menos de dos minutos de duración no tendrá caso que la programes, lo mejor es que la realices lo más pronto posible y te la quites de encima, recuerda que tu prioridad son las cosas más importantes y en muchas ocasiones son las que mayor tiempo nos llevan para su ejecución.

Método Pomodoro. Este método se trata de trabajar 25 minutos enfocándote en la tarea o actividad que vayas a realizar (Para medir el tiempo, usa un cronómetro o tu teléfono), debes eliminar cualquier distracción durante el tiempo de trabajo, al termino de ese tiempo te darás intervalos de descansos de 5 minutos. La clave para no agotarse es no dejar que el agotamiento se te escape. Programar descansos cortos regulares asegura que eso no te sucederá.

Bloqueo de tiempo. Este método es para las personas que pasan mucho tiempo lidiando con tareas pequeñas las cuales solo hacen que te distraigas y no te enfoques en las importantes. Para comenzar a aplicar esta técnica debes dividir tu día con bloques de tiempo que contengan tareas específicas asignadas. Es un excelente método para evitar que las tareas minoritarias se apoderen de tu energía todo el día.

Hack #5

Ordena tus tareas, céntrate y prioriza

La matriz Eisenhower: Eisenhower fue un general estadounidense que después se convirtió en presidente. Su estrategia de productividad más famosa se conoce como Eisenhower Box o Eisenhower Matrix y es una herramienta simple de toma de decisiones que puedes utilizar en este momento. La estrategia de Eisenhower para tomar medidas y organizar tus tareas es simple. Usando la matriz de decisión a continuación, separarás tus acciones en función de cuatro posibilidades.

  • Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato).
  • Importante, pero no urgente (tareas que programarás para más adelante).
  • Urgente, pero no importante (tareas que delegarás a otra persona).
  • Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás).

Lo mejor de esta matriz es que puede usarse para planes amplios de productividad (“¿Cómo debo pasar mi tiempo cada semana?”) Y para planes diarios más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”). La matriz de Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero es una herramienta útil para la toma de decisiones, aumentar la productividad y eliminar los comportamientos que requieren energía mental.

Método Kanban: Este método funciona de manera sencilla, una de las mejores formas de progresar es tener tus resultados a la vista, el método Kanban consiste en dividir tus tareas en tres categorías, Cosas para hacer, las que estoy haciendo y las que he finalizado. Este sistema es muy poderoso, verás como se irán llenando estas categorías y tratarás de realizar el mayor número de tareas finalizadas. Esto te ayudará a sentirte más tranquilo ya que tendrás a la vista todos tus proyectos y el progreso de cada uno de ellos.

Escribe a mano. Parece un método anticuado, sin embargo es uno de los más eficaces a la hora del aprendizaje, apunta todas tus ideas, al ser escritas por ti te serán más fácil memorizarlas y aprenderlas, también te servirá de guía para llevar tus tareas controladas y no saltarte ninguna actividad programada.

Hack #6

Sé consciente sobre la gestión de tu energía

Usa tu mente para pensar, no para recordar. Aquí hay otro consejo de Cómo hacer las cosas : no desordene sus pensamientos con listas de tareas o información mental que necesita recordar. Escribe todas esas cosas, luego puede concentrarse en pensar cómo hacer las cosas mejor, cómo tratar mejor a las personas, cómo mejorar su negocio. No desperdicies energía mental tratando de recordar tareas o ideas importantes. Para eso sirve el papel.

Toma una siesta de 20-30 minutos. Una siesta rápida puede mejorar la creatividad, la memoria y tu capacidad para mantenerte enfocado. Además de eso, los neurólogos promueven los beneficios de aprendizaje de las siestas del mediodía. Las compañías de Silicon Valley compiten para ver quién puede diseñar las mejores salas de siesta. Tomar una siesta ya no es solo tomar una siesta; Es una habilidad. Y es una habilidad que puede aumentar su productividad.

Planifica tu tiempo libre. Aunque suene un poco extraño, debemos planificar nuestro tiempo libre con antelación, así vamos a gestionar nuestro tiempo dedicado al trabajo alrededor de nuestros descansos en lugar de hacerlo al revés. También le haremos saber a los demás con antelación cuando estaremos disponibles. Una de las claves del éxito es reservar tiempo libre para cargar pilas, a parte que una recompensa nunca viene de más.

Haz ejercicio. El ejercicio nos llena de energía, nos hace más saludables y también puede hacerte más inteligente. Además, el ejercicio puede mejorar tu estado de ánimo hasta 12 horas después de una sesión. Haz ejercicio durante 20 minutos todos los días, empezarás a notar los cambios no solo en tu cuerpo sino en tu mente también.

Hack #7

Haz como Batman, elige las mejores herramientas.

Lucidchart. Permite que el usuario cree imágenes estilo diagramas de flujo e incluso cualquier diseño visual, elije entre las diferentes plantillas que contiene el software o crea una personalizada.

Freedom. Aplicación que bloquea las distracciones creando listas de sitios web y otras apps, te impide acceder a tus selecciones hasta desactivarla. Se puede programar por momentos o hasta que se agote el tiempo.

RescueTime. Realiza un seguimiento de tus actividades, te indica las aplicaciones en donde pasas más el tiempo, te ayuda a prescindir de apps que no necesites y te hacen perder el tiempo.

Todoist. Te ayuda gestionar tareas en forma de listas de prioridades, te permite crear proyectos que puedes ir eliminando al ir finalizando las tareas.

Samepage. La plataforma te permite colaborar con los miembros de tu equipo, tiene muchas herramientas, incluye chat personalizado, videollamada e intercambio de archivos en tiempo real.

Zapier. Crea enlaces entre diferentes aplicaciones, programa tareas que pueden descargarse desde cualquier aplicación enlazada. Puedes crear flujos de trabajo personalizados.

Dashlane. Facilita la creación, el almacenamiento y el acceso a contraseñas complejas para cada aplicación y sitio web que utilices.

Loop. Si quieres empezar nuevos hábitos esta aplicación es para ti, su software es ideal para crear listas de hábitos y ver tu rendimiento y progreso a medida que pasan los días.

Evernote. Por mucho la mejor aplicación de notas. Mantiene organizadas tus notas en cuadernos agrupándolas en filas para mayor comodidad. Además también almacena ideas, tareas, recordatorios, etc.

Trello. Tableros de tareas excelente para trabajar con el método Kanban, podrás asignar a cada miembro de tu equipo una tarea e incluso hacer el seguimiento a su progreso. Su interfaz te permite mover los tableros cada vez que una tarea es finalizada, así sabrás cuando un miembro haya terminado su deber asignado.

CloudApp. Herramienta de comunicación visual ideal para captura de pantalla, grabación de cámara web, creación de GIFTS y anotación de imágenes.

Calendly. Organiza tus reuniones con fechas agendadas, al acercarse el día la herramienta manda un mensaje por correo electrónico a todos los participantes.

LEUCHTTURM1917. El mejor cuaderno del mercado. Una libreta de pasta dura que además viene integrado con una página inicial para crear tu propio indice, cada página viene enumerada y además incluye un separador para nunca perder datos de tu apuntes importantes.

Sony WH1000XM3. Si quieres deshacerte de los ruidos molestos y/o el reggaeton de los vecinos, estos auriculares son tu salvación. Tiene la mejor cancelación de ruido activa del mercado. Desde que los tengo he sido capaz de disfrutar de las sesiones de trabajo más profundas en mi vida.

Noisli. Los sonidos que contiene esta página web ayudarán a tu concentración al máximo, ofrece sonidos relajantes que maximizarán al máximo tu concentración.

Scrivener. La aplicación favorita de los escritores, Scrivener es una herramienta que te permite organizar tus textos, ideas, documentación, etc. Cuando escribas un libro, novela o relato esta tendría que ser tu primera opción.

Hootsuite. Todas tus redes sociales en una sola aplicación, podrás programar publicaciones con hasta tres meses de anticipación y después solo tendrás que dejar que la herramienta trabaje en automático, es ideal para los Community Managers.

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